Rozliczenie delegacji zagranicznej, krok po kroku
Osiem kroków w kolejności, w jakiej się je wykonuje. Każdy z podstawą prawną, żeby dało się sprawdzić bez zaufania nam na słowo.
- 1
Ustal państwo docelowe
Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla państwa docelowego. Jeśli wyjazd obejmuje dwa państwa lub więcej, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
§ 13 ust. 2
- 2
Policz doby i niepełne doby
Za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę: do 8 godzin 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin 50 %, ponad 12 godzin dieta w pełnej wysokości.
§ 13 ust. 3
- 3
Odejmij zapewnione posiłki
Śniadanie obniża dietę o 15 %, obiad o 30 %, kolacja o 30 %. Te same zasady stosuje się, gdy wyżywienie było częścią usługi hotelarskiej. Przy zapewnionym całodziennym wyżywieniu pozostaje 25 % diety.
§ 14 ust. 1-3
- 4
Rozlicz nocleg
Z rachunkiem: zwrot do wysokości limitu danego państwa; pracodawca może w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na kwotę wyższą. Bez rachunku: ryczałt 25 % limitu, który nie przysługuje za czas przejazdu. Jeżeli bezpłatny nocleg zapewnia pracodawca lub strona zagraniczna, nie przysługuje ani zwrot, ani ryczałt (§ 16 ust. 4).
§ 16
- 5
Dodaj dwa ryczałty transportowe
Pierwszy: dojazd z i do dworca, lotniska lub portu, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik nocował; przy dojeździe tylko w jedną stronę 50 % diety. Drugi, całkowicie odrębny: komunikacja miejscowa, 10 % diety za każdą rozpoczętą dobę. Uwaga: żaden z tych ryczałtów nie przysługuje, jeżeli podróż odbywa się samochodem, motocyklem lub motorowerem, jeżeli zapewniono bezpłatne dojazdy, albo jeżeli pracownik nie ponosi kosztów, na które ryczałty są przeznaczone (§ 17 ust. 4).
§ 17
- 6
Odejmij zaliczkę i ustal kurs
Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej; za jego zgodą może być wypłacona w złotych po średnim kursie NBP z dnia wypłaty (§ 20 ust. 2). Rozliczenie następuje w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w złotych, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3).
§ 20
- 7
Dołóż część krajową, jeśli była
Gdy podróż zagraniczna łączy się z przejazdem na obszarze kraju, do części krajowej stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 2, czyli o podróży krajowej, z ich własnymi progami i własnymi stawkami potrąceń.
§ 21
- 8
Rozlicz w terminie
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.
§ 5 ust. 1
Trzy pomyłki, które widać najczęściej
- Progi godzinowe wzięte z podróży krajowej. Za granicą pierwszy próg to 1/3 diety do 8 godzin. W kraju poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje wcale, a 50 % zaczyna się od 8 godzin. To dwa różne zestawy progów.
- Stawki potrąceń pomylone między regulaminami. Za granicą 15 / 30 / 30 %. W kraju 25 / 50 / 25 %. Obiad krajowy obniża dietę o połowę, zagraniczny o niespełna jedną trzecią.
- Jeden ryczałt transportowy zamiast dwóch. Dojazd do dworca i komunikacja miejscowa to dwa odrębne świadczenia z dwóch odrębnych ustępów. Pierwszy liczy się od miejscowości, drugi od rozpoczętych dób.
Kalkulator wykonuje te osiem kroków i pokazuje każdą pozycję osobno, razem z paragrafem. Stawki wszystkich państw są w tabeli diet, a zasady krajowe na stronie delegacji krajowej.